Briefe
automatisch versenden

Hardware- und Installationsfrei

Versenden Sie Ihre Rechnungen, Mahnungen, Gehaltsabrechnungen und jede andere Geschäftspost vollautomatisiert über die Installationsfreie Lösung der Deutschen Post AG. Damit Sie kein Risiko eingehen, testen und bestätigen wir Ihnen die Funktionalität mit Ihrer Fachanwendung oder ERP-System bevor Sie einen Vertrag abschließen.

Kostenlos und unverbindlich.

Mindmap mit dem Logo der Deutschen Post und verschiedenen Leistungen wie E-Invoice versenden, Automatisierter Versand, Multi-Channel Output, Hardware-und Installationsfrei, Zeit und Kosten Sparen

Digitaler Briefversand mit docuguide

Mit docuguide versenden Sie Ihre Kundenkorrespondenz einfach und mit wenigen Klicks per E-Mail, SMS oder klassisch per Briefpost. Unsere digitale Lösung automatisiert Prozesse und spart Kosten. Vollautomatisiert, komplett Cloud-basiert und ohne Installation. Unser virtueller Drucker ermöglicht das direkte Versenden aus Ihrer Anwendungssoftware. Nutzen Sie die einfache Bedienbarkeit für eine effiziente Kommunikation. Entdecken Sie noch heute, wie docuguide Ihre Versandabläufe revolutionieren kann.

Elektronische Rechnung wird Pflicht

Elektronische Rechnungen (eRechnungen) sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Ab dem 1.1.2025 müssen Rechnungsempfänger Rechnungen in einem strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) annehmen können. docuguide kann das Format aus Ihren PDFs bzw. Druckströmen automatisiert herstellen – hierfür sind keine Anpassungen an Ihren Dokumenten, ausgebenden Systemen oder Prozessen notwendig.

Sie möchten Näheres zu eRechnungen erfahren? In unserer Kundenpräsentation beantworten wir Ihnen die häufigsten Fragen!

Kostenfrei für Ihren Empfänger
Implementierung ohne IT-Projekt
Prozesse und Versand automatisieren
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Automatische Umwandlung in E-Rechnungsformat
Direkter Versand oder via PEPPOL

Elektronische Rechnungen mit docuguide versenden

Mit docuguide können Sie bereits jetzt Elektronische Rechnungen (eRechnungen) versenden. Auf der folgenden Karte können Sie sehen, welche Formate und Versandkanäle wir für welches Land bereits unterstützen. Wir arbeiten stetig daran, weitere Formate hinzuzufügen. Sollten Sie ein Format benötigen, dass wir noch nicht unterstützen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren

Stand April 2024

Sie wollen elektronische Rechnungen versenden? Sprechen Sie mit uns!

Funktionsumfang

Die folgenden Funktionen werden gemäß Ihren Anforderungen bereitgestellt. Selbstverständlich sind auch Kombinationen möglich. Ist Ihre Funktion nicht dabei?
Durch das modulare System sind individuelle Erweiterungen und Anpassungen schnell umgesetzt und implementiert.

Vollautomatisierte Sendungszusammenfassung

docuguide fasst Ihre Sendungen auf Basis bestehender Merkmale vollautomatisiert zusammen. So können mehrere Rechnungen an einen Empfänger bspw. auf Basis einer Kundennummer, einer Empfängeradresse oder einer Kombination aus mehreren Merkmalen zusammengefasst werden.

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Automatisierter Versand von Anlagen

Sie bestimmen welche digitale Anlage zu welcher Sendung, entweder händisch oder bei Massensendungen vollautomatisiert beigesteuert wird. Die Anlagensteuerung lässt auch komplexe Prozesse zu, wie z.B. das Hinzufügen einer Anlage im Falle einer bestimmten Artikelnummer auf einem bestimmten Dokument.

docuguide kann darüber hinaus erkennen, ob eine Rechnung per Überweisung bezahlt werden kann. In diesen Fällen ist es möglich ein SEPA-Formular beisteuern zu lassen.

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Multi-Channel-Versand

Neben dem klassischen Briefversand kann docuguide auch E-Mails, SMS, Faxe versenden oder Dokumente bzw. eRechnungen an Zahlungsdienstleister wie PEPPOL übermitteln. Sie definieren welcher Versandkanal für welche Dokumentenart gewählt werden soll.

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Übertragung mit Bordmitteln

Die Datenübermittlung kann über diverse Wege erfolgen. Generell wählen wir den Weg, der auf Ihrer Seite den kleinsten technischen Impact hat.

So kann entweder ein virtueller Netzwerkdrucker (GPO-verteilbar) angesprochen, Daten über einen Hotfolder übertragen, per sFTP, über das Webportal oder per E-Mail an docuguide übertragen werden.

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Vollautomatisierte Ausleitung an die Versandkanäle

Sie entscheiden, ob und welche Sendungen an die entsprechenden Versandkanäle übertragen werden. Wenn Sie möchten, kann jeglicher Versand vollautomatisiert stattfinden.

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Mandantenfähigkeit

Sollte Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung aus mehreren Gesellschaften, Fachbereichen oder Standorten bzw. Niederlassungen bestehen, können diese getrennt in docuguide angelegt werden.

Die Mandantentrennung kann dann unter anderem eine getrennte Berechtigungsstruktur, eine getrennte Abrechnung, ein getrenntes Reporting oder generell eine getrennte Verarbeitung zur Folge haben.

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Rechteverwaltung & Usermanagement

Über die in docuguide integrierbare Benutzerverwaltung können Sie definieren, welche Mitarbeiter welche Dokumente sehen, löschen oder freigeben dürfen. Darüber hinaus steuern Sie, welcher Mitarbeiter welche Funktionen im Webportal bedienen dürfen (Anlagensteuerung, Einzelverbindungsnachweise etc.)

Für die automatisierte Anlage und Verwaltung von Webusern kann ein AD-Extrakt eingelesen werden, sodass auch die Pflege der Benutzerrechte automatisiert werden kann.

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Individuelle Sendungen

Großversender (>100.000 Briefe p.a.) können nach einer technischen Machbarkeitsprüfung auch auf individuelle Hüllen, physische Beilagen oder sonstige Prozesse zurückgreifen. Sprechen Sie uns hierzu bitte an

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Aussortieren von Dokumenten

Häufig finden händische Prüfungen und Aussortierungen von Dokumenten statt (z.B. interne Rechnungen, "0-EUR Rechnungen" etc...). Sofern auf Ihren Dokumenten ein prüfbarer Wert enthalten ist, kann docuguide diese Prüfung vollautomatisiert übernehmen und steuert diese Dokumente aus. Parallel dazu erhält immer der Eigentümer des Dokuments eine E-Mail, sodass keine manuelle Prüfung stattfinden muss.

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Versand an Zentralregulierer / Deckblattversand

In manchen Fällen müssen Dokumente an abweichende Adressen gesendet werden, die nicht auf den Dokumenten aufgeführt werden. In diesen Fällen kann docuguide auf Basis eines Merkmals (z.B. Kundennummer) automatisch ein Deckblatt vorschalten, sodass ein Versand an die abweichende Adresse stattfinden kann.

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Massendaten & Dokumententrennung

docuguide kann sowohl Einzeldaten als auch Massendaten verarbeiten. Ihre Druckströme bzw. PDF-Streams werden hierbei, falls notwendig, automatisch getrennt. Merkmale können sowohl für eine erste Seite oder eine letzte Seite definiert werden. Über sogenannte Plausibilitätsprüfungen können wir sicherstellen, dass eine korrekte Trennung stattgefunden hat. So kann z.B. innerhalb eines getrennten Dokuments geprüft werden, ob mehr als eine eindeutige Rechnungsnummer vorkommt.

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Briefbogenwahl

Sofern Ihre Dokumente ohne Briefpapier erzeugt werden, kann die korrekte Auswahl und Hinterlegung vollautomatisiert durch docuguide geschehen. Auch hierfür können bereits bestehende Informationen (z.B. eine Absenderzeile) auf Ihren Dokumenten verwendet werden.

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Kostenstellen

Für eine interne Kostentrennung können sowohl im Reporting, als auch auf der Rechnung dynamische Kostenstellen ausgewiesen werden. Welche Kostenstellen in welchem Fall greifen, kann komplett individuell eingerichtet werden.

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Duplizieren von Dokumenten

In manchen Fällen ist es notwendig, dass Duplikate von Dokumenten erzeugt werden (bspw. bei Rechnungen an Privatpatienten). In diesem Fall kann docuguide den Original-Beleg duplizieren und diesen mit einem "Duplikat"-Wasserzeichen versehen – vollautomatisiert.

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Recherche- und Suchfunktion

Über die Volltextsuche können Sie im Webportal nach Dokumenteninhalten suchen. Zusätzlich werden relevante und zuvor abgestimmte Inhalte im sogenannten Einzelverbindungsnachweis aufgeführt, in dem auch ein Filtern und Sortieren der Informationen möglich ist.

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Recherche und Einzelverbindungsnachweise

Damit Sie Ihre Versande und den Status der Verarbeitung immer im Überblick haben, können Sie über den sogenannten Einzelverbindungsnachweis einen Report abrufen, welcher alle Informationen zu Ihren Dokumenten ausweist. Beginnend bei Dokumentennamen, über Timestamps und Kostenstellen, bis hin zu Sendungsnummern und deren Status.

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Duplexautomatik & Druckartautomatik

Um Porto- und Druckkosten zu sparen kann ein Duplexdruck hilfreich sein. docuguide kann vollautomatisiert – auf Wunsch bei bestimmten Dokumenten auf Basis einer abgestimmten Seitenzahl – auf einen Duplexdruck wechseln, um die doppelte Anzahl Seiten in derselben Portoklasse verwenden zu können. Ebenfalls kann für gewisse Schwellwerte automatisch von einem Farb- auf einen s/w-Druck gewechselt werden.

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Dialogpost-Versand

Der Dialogpostversand mit docuguide ermöglicht schnell und unkompliziert die preisgünstige Aussendung von Print Mailings. Sie können Dialogpost über docuguide ohne separaten Vertrag nutzen und bekommen vor dem Versand immer die tatsächlich anfallenden Kosten angezeigt.

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Downloads

E-POST Drucker

Download des E-POST docuguide Druckers zur Übertragung von Dokumenten. Zugangsdaten erhalten Sie per E-Mail/SMS.

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Produkt- und Preisinformation

Das PDF enthält eine Produktbeschreibung, den Funktionsumfang sowie eine preisliche Indikation zur Anbindung an die E-POST via docuguide.

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E-POST Musterumschlag

Hier können Sie sehen, wie ein E-POST Brief nach der Zustellung an seinen Empfänger aussieht.

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TeamViewer

Das Tool dient zum Assistieren bei der Druckerinstallation durch einen E-POST / docuguide-Techniker.

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dg PDF Compress

Komprimieren Sie ihre PDF Dateien bevor Sie diese zu uns übertragen.

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